A gestão da Qualidade é primordial para o
estabelecimento e sobrevivência de uma fazenda e para viabilizar o controle
de atividades, informações e documentos.
Dentre as muitas ferramentas que podem ser usadas pra
implantar o Sistema da Qualidade total
numa fazenda é o Programa 5S. Este é o ponto de partida e um requisito básico para o
controle da qualidade, uma vez que proporciona
vários benefícios ao setor. A ordem, a limpeza, o asseio e a autodisciplina são
essenciais para a produtividade. Porém, este programa implantado sozinho, somente ele, não assegura
o Sistema da Qualidade eficiente. É necessário
haver melhorias contínuas, treinamentos e conscientização do pessoal quanto à filosofia da qualidade.
De acordo com experiências de empresas que já
implantaram o programa, a “chave” não é
somente a aplicação dos conceitos, mas a mudança cultural de todas as pessoas envolvidas e a aceitação de que
cada um deles é importante para melhorar
o ambiente de trabalho, a saúde física e mental dos trabalhadores e o sistema da qualidade.
O conceito do Método 5S e as palavras surgiram no
Japão, onde cada um destes conceitos começa com a letra “S”, por isso o método
ser chamado 5S. Apesar disto, houve
adaptação dos conceitos para a língua portuguesa, assim como adaptação em
outros países que desenvolveram programas semelhantes para aprimorar a
qualidade.
Conceito:
O Método "5S" foi base da implantação do
Sistema de Qualidade Total nas empresas. Surgiu no Japão, nas décadas de 50 e
60, após a Segunda Guerra Mundial,
quando o país vivia a chamada crise de competitividade. Além disso, havia muita
sujeira nas fábricas japonesas, sendo necessária uma reestruturação e uma
“limpeza”.
O país precisava reestrutura-se, organizar as
indústrias e melhorar a produção para ser compatível com o mercado mundial O programa tem este nome por tratar-se de um
sistema de cinco conceitos básicos e simples, porém essenciais e que fazem a
diferença no Sistema da Qualidade.
Espanha e Inglaterra adotaram metodologias
equivalentes, porém com nomes diferentes: “Teoria da Escova” e “Housekeeping”,
respectivamente; mas a idéia é a mesma- sempre buscar o Sistema da Qualidade
Total .
É possível eliminar o desperdício (tudo o que gera
custo extra) em cinco fases, com base no método "5S". Foi um dos
fatores para a recuperação de empresas japonesas e a base para a implantação da
Qualidade Total naquele país. Os cinco conceitos foram introduzidos no Brasil
posteriormente, em 1991, pela Fundação Cristiano Ottoni.
1.º S - SEIRI - SENSO DE
UTILIZAÇÃO
CONCEITO: "separar o útil do inútil, eliminando o
desnecessário". Também pode ser interpretado com Senso de Utilização,
Arrumação, Organização, Seleção.
Nesta fase, o trabalho começa a ser colocado em ordem,
para que só se utilize o que for realmente necessário e aplicável. Por isso, é
importante ter o necessário, na quantidade adequada e controlada para facilitar
as operações.
É essencial saber separar e classificar os objetos e
dados úteis dos inúteis da
seguinte forma:
• o que é usado sempre: colocar próximo ao local de
trabalho.
• o que é usado quase sempre: colocar próximo ao local
de trabalho.
• o que é usado ocasionalmente: colocar um pouco
afastado do local de trabalho.
• o que é usado raramente, mas necessário: colocar
separado, em local determinado.
• o que for desnecessário: deve ser reformado, vendido
ou eliminado, pois ocupa espaço necessário e atrapalha o trabalho.
Vantagens:
• Reduz a necessidade e gastos com espaço, estoque,
armazenamento, transporte e seguros.
• Facilita o transporte interno, o arranjo físico, o
controle de produção.
• Evita a compra de materiais e componentes em
duplicidade e também os
danos a materiais ou produtos armazenados.
• Aumenta a produtividade das máquinas e pessoas
envolvidas.
• Traz maior senso de humanização, organização,
economia, menor cansaço físico e maior facilidade de operação.
• Diminui riscos acidentais do uso destes materiais
pelo pessoal, Todos da equipe devem saber diferenciar o útil do inútil, o que é
realmente necessário e o que não é. Na terminologia da Qualidade, denomina-se
“bloqueio de causas” ou ação preventiva.
2.º S - SEITON - SENSO DE
ARRUMAÇÃO
CONCEITO: “Identificar e arrumar tudo, para que
qualquer pessoa possa Localizar facilmente Também pode ser definida como Senso
de Ordenação, Sistematização, Classificação, Limpeza”.
O objetivo é identificar e arrumar tudo, para que
qualquer pessoa possa localizar facilmente o que precisa e a visualização seja
facilitada.
Nesta fase é importante:
• Padronizar as nomenclaturas.
• Usar rótulos e cores vivas para identificar os
objetos, seguindo um padrão.
• Guardar objetos diferentes em locais diferentes.
• Expor visualmente os pontos críticos, tais como
extintores de incêndio, locais de alta voltagem, partes de máquinas que exijam
atenção, etc.
• Determinar o local de armazenamento de cada objeto
• Onde for possível, eliminar as portas.
• Não deixar objetos ou móveis no meio do caminho,
atrapalhando a locomoção no local.
Vantagens:
• Menor tempo de busca do que é preciso para operar,
ler, enviar, etc.
• Menor necessidade de controles de estoque e
produção.
• Facilita transporte interno, controle de documentos,
arquivos ou pastas, além de facilitar a execução do trabalho no prazo.
• Evita a compra de materiais e componentes
desnecessários ou repetidos ou danos a materiais ou produtos armazenados.
• Maior racionalização do trabalho, menor cansaço
físico e mental, melhor ambiente.
• Melhor disposição dos móveis e equipamentos
• Facilitação da limpeza do local de trabalho
A ordenação eficiente do material de trabalho deve ser
implantada com uma nomenclatura padronizada e divulgada dos arquivos, pastas,
documentos, salas, estoques, etc e com a indicação correta do local de
estocagem. As pessoas devem saber onde procurar cada coisa quando necessário e
todos devem seguir as regras.
É importante fazer uma análise da situação atual da
instituição, como as coisas estão organizadas e onde. Sempre que possível,
deve-se trabalhar para reduzir os estoques e qual o melhor local para guardar
cada coisa.
A idéia principal nesta fase é: “Um lugar para cada coisa e cada coisa em seu
lugar.”
3.º S - SEISO - SENSO DE LIMPEZA
CONCEITO: "Manter um ambiente sempre limpo,
eliminando as causas da Sujeira e aprendendo a não sujar”
Também pode ser definido como Senso de Zelo.
Cada pessoa deve saber a importância de estar em um
ambiente limpo e dos benefícios de ambiente com a máxima limpeza possível. O
ambiente limpo traduz qualidade e segurança.
O desenvolvimento do senso de limpeza proporciona:
• Maior produtividade das pessoas, máquinas e
materiais, evitando o retrabalho.
• Evita perdas e danos de materiais e produtos. Para isto, é importante que o pessoal tenha
consciência e habitue-se a:
• Procurar limpar os equipamentos após o seu uso, para
que o próximo a usar encontre-o limpo.
• Aprender a não sujar e eliminar as causas da
sujeira.
• Definir responsáveis por cada área e sua respectiva
função.
• Manter os equipamentos, ferramentas, etc, sempre na
melhor condição de uso possível.
• Após usar um aparelho, deixá-lo limpo e organizado
para o próximo utilitário
• Cuidar para que se mantenha limpo o local de
trabalho, dando atenção para os cantos e para cima, pois ali acumula-se muita
sujeira
• Não jogar lixo ou papel no chão
• Dar destino adequado ao lixo, quando houver
Inclui-se ainda neste conceito, de um modo mais amplo,
manter dados e informações atualizados, procurar ser honesto no ambiente de
trabalho e manter bom relacionamento com os colegas. Tudo isto é fundamental
para a imagem (interna e externa) da empresa.
4.º S - SEIKETSU - SENSO DE SAÚDE
E HIGIENE
CONCEITO: "Panter um ambiente de trabalho sempre favorável
a saúde e Higiene".
Também pode ser definido como Senso de Asseio e
Integridade.
Higiene é manutenção de limpeza, e ordem. Quem exige
qualidade cuida também da aparência. Em
um ambiente limpo, a segurança é maior. Quem não cuida bem de si mesmo não pode
fazer ou vender produtos ou serviços de qualidade.
O pessoal deve ter consciência da importância desta
fase, tomando um conjunto de medidas:
• Ter os três S's previamente implantados.
• Capacitar o pessoal para avaliem se os conceitos estão
sendo aplicados realmente e corretamente
• Eliminar as condições inseguras de trabalho,
evitando acidentes ou manuseios perigosos
• Humanizar o local de trabalho numa convivência
harmônica.
• Difundir material educativo sobre a saúde e higiene.
• Respeitar os colegas como pessoas e como
profissionais,
• Colaborar, sempre que possível, com o trabalho do
colega
• Cumprir horários,
• Entregar documentos ou materiais requisitados no
tempo hábil,
• Não fumar em locais impróprios, etc.
Ter a empresa limpa e asseada requer gastos com
sistema e matérias de limpeza. Requer manutenção da ordem, da limpeza e
principalmente disciplina. Cada membro da equipe deve ter consciência da
importância de se trabalhar num local limpo e organizado.
As vantagens são:
• Melhor segurança e desempenho do pessoal.
• Prevenção de danos à saúde dos que convivem no
ambiente.
• Melhor imagem da empresa internamente e
externamente.
• Elevação do nível de satisfação e motivação do
pessoal para com o trabalho Algumas medidas
importantes e úteis nesta fase também podem ser colocar avisos
ou instruções para evitar erros nas operações de
trabalho, bem como designações,
avisos e identificação dos equipamentos (recursos
visuais).
Quando importantes, os avisos devem ser vistos à
distância, bem destacados e acessíveis a todos do setor.
É importante nesta fase conferir se o programa está
sendo realmente implantado,
verificando cada etapa, se o pessoal está preparado e
motivado a cumprir o programa.
5.º S - SHITSUKE - SENSO DE
AUTO-DISCIPLINA
CONCEITO: "fazer dessas atitudes um hábito,
transformando os 5s's num modo de
vida".
Atitudes importantes:
• Usar a criatividade no trabalho, nas atividades.
• Melhorar a comunicação entre o pessoal no trabalho.
• Compartilhar visão e valores, harmonizando as metas.
Treinar o pessoal com paciência e persistência,
conscientizando-os para os 5s's .
• De tempos em tempos aplicar os 5s's para avaliar os
avanços. É importante cumprir os procedimentos operacionais e os padrões éticos
da instituição, sempre buscando a melhoria. A auto-disciplina requer a
consciência e um constante aperfeiçoamento de todos no ambiente de trabalho. A consciência da
qualidade é essencial.
Com o tempo, a implantação do programa traz
benefícios:
• Reduz a necessidade constante de controle.
• Facilita a execução de toda e qualquer
tarefa/operação.
• Evita perdas oriundas de trabalho, tempo,
utensílios, etc.
• Traz previsibilidade do resultado final de qualquer
operação.
• Os produtos ficam dentro dos requisitos de
qualidade, reduzindo a necessidade de controles, pressões, etc.
Veja um exemplo de como aplicar o programa 5S na sua propriedade
